Wysyłanie faksów z Gmaila, Google Drive, Docs i Sheets w prosty sposób

Faks może brzmieć dla wielu osób jak pozostałość po przeszłości, ale instytucje rządowe i niektóre sektory, takie jak opieka zdrowotna, nadal polegają na faksach ze względu na obawy dotyczące bezpieczeństwa. Czy wiesz, że możliwe jest wysyłanie faksów online za pomocą dowolnej usługi Google, w tym Google Drive, Gmail, Docs i Sheets? Takie usługi, jak CocoFax, umożliwiają to.

Biorąc pod uwagę obawy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa związane z usługami przesyłania wiadomości online, bezpieczeństwo i poufność zapewniane za pomocą faksu pozostają uzasadnioną formą komunikacji biznesowej nawet w 2020 roku. Naturalnie, Google nie dostarcza technologii faksowania zapieczętowanej w swoich aplikacjach i usługach. Gmail i Google Drive nie obsługują wysyłania i odbierania faksów, więc będziesz potrzebował pomocy zewnętrznego dostawcy - kogoś, kto będzie tłumaczył media między analogowymi sygnałami telefonicznymi a cyfrowymi, które poczta elektroniczna może lepiej obsługiwać - i tu właśnie pojawia się CocoFax.

CocoFax pozwala na wysyłanie i odbieranie faksów bez konieczności posiadania dużego i nieporęcznego urządzenia faksowego w domu. Nie potrzebujesz nawet linii telefonicznej, wszystko jest robione online.

Jak wysłać faks przez Gmail

Wysyłanie faksu z Gmaila przez CocoFax nie jest tak skomplikowane, jak się wydaje. W zaledwie kilku krótkich krokach można uzyskać wirtualny numer faksu i rozpocząć wysyłanie faksów do prawdziwych maszyn faksowych na całym świecie.

• Krok 1: Pierwszym krokiem do wysyłania faksów przez Gmail jest utworzenie konta z usługą faksowania online. Będziemy korzystać z platformy CocoFax dla celów tego przewodnika. Po utworzeniu konta otrzymasz 30-dniowy bezpłatny okres próbny. Jesteś również w stanie wybrać numer faksu Google, który chcesz mieć. Możesz użyć swojego zwykłego adresu e-mail, aby się zarejestrować, nie musisz tworzyć nowego, aby rozpocząć wysyłanie i odbieranie faksów online.
• Krok 2: Otwórz swój Gmail i kliknij przycisk "Utwórz", tak jak podczas tworzenia zwykłej wiadomości e-mail. Twój faks zostanie zredagowany w polu, które się otworzy. Wysłanie faksu w ten sposób nie różni się zbytnio od wysłania zwykłego e-maila.
• Krok 3: W polu odbiorcy, w którym zazwyczaj znajduje się adres e-mail odbiorcy, wpisz numer faksu odbiorcy z kodem kraju jako prefiks, a następnie przyrostek "@cocofax.net". Na przykład, jeśli numer faksu odbiorcy to 49803090, a jego kod kraju to 1, wystarczy wpisać "149803090@cocofax.net" w polu odbiorcy. W polu tematu wpisz temat dokumentu przesłanego faksem. Następnie wpisz stronę tytułową faksu w treści e-maila.
• Krok 4: Możesz również załączyć dokumenty, które mają być przesłane faksem, klikając ikonę "załącz". Format dokumentu może być dowolny. Możesz na przykład załączyć plik PDF, taki sam jak gdybyś wysyłał zwykłą wiadomość e-mail.
• Krok 5: Na koniec należy sprawdzić dane i adres e-mail odbiorcy, a następnie kliknąć "Wyślij".

Jeśli chcesz podpisać dokumenty cyfrowo i zwrócić je do nadawcy, możesz skorzystać z siostrzanego serwisu CocoSign. Dokumenty można podpisywać cyfrowo za pomocą myszy, gładzika lub rysika. Nie każda usługa faksowania online oferuje wbudowaną obsługę podpisu elektronicznego, więc być może będziesz musiał poszukać opcji zewnętrznej, takiej jak ta wyjaśniona tutaj.

Odbieranie faksów przez Gmail

Posiadając konto usługi faksowej online, możesz otrzymywać faksy od każdego i z każdego miejsca. Wszystko, co musisz zrobić, to udostępnić swój numer faksu klientom lub współpracownikom biznesowym i mogą oni wysyłać Ci faksy. Co najważniejsze, można uzyskać dostęp do tych faksów poprzez skrzynkę odbiorczą Gmail. Oczywiście, jest to bardzo podobne do otrzymywania wiadomości e-mail, ale z dodatkową ochroną prywatności i bezpieczeństwa, o której była mowa wcześniej.

Jak wysłać faks z Google Drive, Docs i Sheets

Jeśli chcesz tylko przefaksować dokument i nie musisz dodawać wiadomości, jak w przypadku poczty elektronicznej, możesz również użyć CocoFax do przefaksowania dokumentów bezpośrednio z usług Google w chmurze; Drive, Docs i Sheets. Oto jak to zrobić:

• Krok 1: Kliknij przycisk "Add-on" znajdujący się na prawym bocznym pasku dokumentu lub arkusza Google Doc lub Sheet, a następnie wyszukaj i zainstaluj dodatek dostawcy usług faksowych online, CocoFax. Po zainstalowaniu zautoryzować łącze między kontem Google a usługą faksowania.
• Krok 2: Zaloguj się na swoje konto faksowe i wpisz numer faksu odbiorcy.
• Krok 3: Sprawdź wszystkie informacje o faksie i naciśnij przycisk "Wyślij faks".
• Krok 4: Po otrzymaniu wiadomości e-mail przez odbiorcę, bezpłatny dostawca usług faksowych wyśle Ci raport doręczenia w ciągu około jednej minuty.

Używając Google Drive, Docs i Sheets, możesz wysłać faks do dowolnej liczby odbiorców za pomocą jednego działania.

Co jeśli chcę anulować swoje konto?

Nie każdy dostawca usług faksowych online ma jasne zasady anulowania konta. Ponieważ większość usług faksowych online wymaga podania danych karty przy zapisywaniu się do ich usług, możesz być obciążany automatycznie co miesiąc lub dwa razy w roku. Przed dodaniem danych karty ważne jest sprawdzenie, czy można anulować subskrypcję w dowolnym momencie, który uzna się za odpowiedni, a jeśli nie, czy zasady anulowania są wystarczająco jasne.

W serwisie CocoFax nie są pobierane żadne opłaty za anulowanie rezerwacji, a Ty masz możliwość anulowania rezerwacji w dowolnym momencie. Jest to usługa typu pay-as-you-go, podobnie jak Netflix czy Spotify, bez zobowiązań długoterminowych.